O home office já é uma realidade tanto no Brasil quanto no mundo. Dessa forma, as empresas que optam por esse modelo de trabalho, devem se adequar para oferecer mais facilidade e segurança para o dia a dia de suas equipes. Uma excelente escolha para otimizar o trabalho é apostar no serviço de telefonia VoIP.
Além de proporcionar economia, essa solução traz outros benefícios para a empresa e os colaboradores. E, claro, para os clientes, que serão atendidos com excelência! Para entender um pouco mais sobre como a telefonia VoIP vai ajudar a sua equipe a trabalhar remotamente, confira este artigo.
Afinal, o que é a telefonia VoIP?
VoIP significa Voice over Internet Protocol (Voz sob protocolo da internet), e é uma tecnologia que possibilita realizar e receber chamadas em áudio ou vídeo pela internet. Para isso, não há necessidade de linha fixa de telefone.
Em outras palavras, ela transforma sinais de áudios analógicos em dados digitais por Protocolos de Internet ― IP. Alguns softwares conhecidos utilizam essa inovação, como é o caso do WhastApp, Google Meet e Skype. A telefonia VoIP surgiu no início da década de 1990, mas vem ganhando destaque recentemente.
Para utilizá-la é necessário, primeiramente, instalar um software que seja específico para isso. Então, ao utilizar a plataforma, ela captará a voz do usuário e a transformará em dados, que serão enviados por protocolo TCP/IP. Existem duas formas de realizar essa transmissão: de computador para computador ou de um computador para um telefone.
Como a telefonia VoIP é benéfica para o home office?
O trabalho remoto já era uma tendência no mercado e muitas empresas já vinham migrando para ele. Devido à pandemia de Covid-19, esse processo precisou ser acelerado. Para muitos, enviar as equipes para o home office foi a única forma de manter as atividades.
De acordo com a pesquisa “Satisfação e desempenho na migração para o home office”, realizada pela FEA USP e FIA, antes da crise sanitária apenas 45% dos entrevistados já haviam trabalhado remotamente. Considerando toda a amostra do estudo, 70% gostaria de continuar em home office, sendo que o índice médio de aprovação do trabalho remoto foi de 64%.
Mesmo sendo considerada uma mudança positiva, muitas empresas não estavam preparadas para essa forma de trabalho. Tanto que, de acordo com o estudo “Os efeitos do home office integral na produtividade durante o cenário COVID-19”, 38% dos colaboradores entrevistados utilizam um ambiente comum, como a sala de casa, para trabalhar. Então, questões indispensáveis como a cibersegurança ― confira aqui mais sobre proteção de dados ― tiveram que ser adequadas pela empresa após a ida ao home office.
Mesmo que o trabalho remoto seja uma transformação de grande impacto, ele continua sendo uma alternativa válida para muitas empresas. Inclusive, diversos negócios optaram em manter suas equipes nesse modelo após o período de isolamento social.
Com o trabalho em casa existem benefícios, mas também preocupações, especialmente para alguns setores, como os de atendimento ao cliente. Esses profissionais precisam estar à disposição para oferecer um suporte de qualidade para os clientes. Dessa forma, contar com ferramentas como a telefonia VoIP é mais que necessário para agilizar e facilitar a realização de chamadas!
Os benefícios da telefonia VoIP incluem:
- redução de custos: as tarifas de utilização de internet são mais acessíveis. Com a VoIP, a economia da sua empresa pode chegar até 80%;
- mobilidade: pode usar em qualquer lugar, desde que tenha acesso à internet;
- integração a outros sistemas necessários às atividades da sua empresa;
- número virtual: pode manter um mesmo número e atendê-lo em locais diferentes simultaneamente;
- qualidade da ligação: por usar internet, tem mais constância no recebimento de ligações e sofre menos com interferências e ruídos.
Quais os benefícios da telefonia VoIP para o call center em home office?
Há muitas vantagens em se contar com essa tecnologia no home office. Uma de grande destaque já está no título deste artigo: a redução de custos. Há empresas que chegam a economizar até 80% com essa inovação. Mesmo em negócios que não aderiram ao trabalho remoto, não há a necessidade de linhas telefônicas instaladas. A empresa volta todo o serviço de chamadas para a internet.
Assim, é gerada muita economia, mesmo levando em consideração a compra de equipamentos destinados às ligações. Basta instalar um software e oferecer as ferramentas para o colaborador realizar os telefonemas (como os headsets).
Além disso, a VoIP normalmente dá acesso a um ramal telefônico para cada membro da equipe. Dessa forma, o profissional pode receber ou fazer chamadas onde estiver, desde que tenha o aplicativo instalado no seu computador ou celular. Por isso, é uma excelente ferramenta para o home office, já que ninguém precisará utilizar seu telefone pessoal para atender ligações de clientes ou de colegas da empresa.
Também não há mais gastos com interurbanos (DDD) ou chamadas internacionais (DDI). Como são feitas via internet, há uma considerável redução de custos com as chamadas. Além disso, não existe limitação geográfica para enviar e receber informações via VoIP. Outras vantagens que a telefonia IP pode proporcionar, são:
- segurança, já que as ligações são sigilosas e privadas, utilizando criptografia para, inclusive, bloquear números inconvenientes;
- possibilita a gravação de chamadas, registro médio, entre outras facilidades para gerenciar os suportes;
- tem caixa postal que aceita arquivos de áudio por e-mail, além de possuir uma agenda corporativa e recepcionista digital;
- agilidade para atender ligações, realizar e atualizar cadastros ao mesmo tempo;
- permite a criação de 0800 para o serviço de atendimento ao cliente;
- atualização de software e firmware é feita via internet;
gera relatórios completos e em tempo real; - realiza backup de configurações;
- permite chamadas gratuitas entre ramais.
Essas são apenas algumas das vantagens de se contar com uma telefonia VoIP para sua equipe em home office. Se a sua equipe ainda não conta com essa tecnologia, está na hora de começar a oferecer essa facilidade para o trabalho remoto. Com certeza, uma ferramenta igual ao VoIP Manager, por exemplo, ajudará até mesmo a melhorar a produtividade dos seus atendentes.
Autoria: Digitro