O mapeamento de processos AS IS é fundamental para padronizar as atividades de uma empresa e identificar oportunidades de melhorias nos processos de um negócio. Além disso, essa é uma ferramenta importante ao transformar um processo, pois permite entender profundamente como ele funciona e quais melhorias são realmente necessárias, ajudando assim as empresas a serem mais eficientes e competitivas, independentemente do tamanho delas.
Mas, esse mapeamento pode ser um desafio em alguns casos, pois depende da complexidade e das características de cada estrutura organizacional. Então, se você deseja entender a modelagem AS IS, neste post vou te explicar tudo o que precisa saber para começar esse mapeamento de processos na sua organização.
O que é mapeamento de processos AS IS?
Sabemos que um processo é uma série de ações realizadas para atingir um determinado fim. Mas, para saber quais ações são essas é necessário mapeá-las e é exatamente isso que a modelagem AS IS faz, ela identifica a forma atual e sequencial que compõe um processo, além de outros elementos que interagem com o fluxo de trabalho.
Essa prática pode ser feita para atingir diferentes objetivos, como:
- Compreender os processos: entender como o processo funciona na prática;
- Melhorar os processos: realizar reparos incrementais no processo;
- Documentar os processos: produzir documentação estruturada e coesa sobre o processo (muito utilizado para capacitar colaboradores);
- Padronizar os processos: garantir que um processo seja executado da melhor maneira possível;
- Transformar os processos: promover mudanças profundas em processos, remodelando-os.
O mapeamento de processos AS IS busca responder às seguintes perguntas:
- Qual o objetivo do processo?
- Quais os limites do processo?
- Como são as entradas (inputs) do processo?
- Quais as atividades do processo?
- Como são as saídas (outputs) do processo?
- Quem é o responsável pelo processo?
- Quem participa do processo?
- Onde estão os outros stakeholders do processo?
- Quais os recursos financeiros, humanos e materiais utilizados no processo?
- Quais os resultados esperados do processo?
- Qual a principal dificuldade com o processo?
Diferença entre o mapeamento de processos AS IS e To Be
Não é incomum ligarem ou até mesmo confundirem o mapeamento de processos AS IS com o mapeamento To Be, porém eles não são processos iguais e sim complementares.
Vou te explicar melhor: enquanto o mapeamento de processos AS IS desenha como uma atividade é feita atualmente, o To Be mostra a visão de como essa determinada atividade deve ser feita, com melhorias, no futuro.
To Be é conhecido também como desenho de processos. Seu objetivo é propor melhorias nos processos das organizações, com base no que foi verificado no AS IS, por isso, mencionei no início que eles se complementam, mas não são iguais.
O mapeamento de processos To Be envolve definir o fluxo de trabalho, os papéis e responsabilidades, as tecnologias necessárias ao processo, as fontes de dados e os momentos de integração com outros processos. O grande feito dele é promover condições reais de transformação nos processos, melhorando a competitividade da organização.
Entendeu a diferença? Enquanto o AS IS mostra informações do presente, o To Be as utiliza para desenhar o futuro.
Por que usar o mapeamento de processos AS IS?
O principal motivo para utilizar o mapeamento de processos AS IS é ter maior controle sobre os processos de sua empresa, além de enxergar melhor as oportunidades de melhorias, além de conseguir obter certificações como a ISO, por exemplo. No entanto, existem outros 5 motivos e eu elenquei eles aqui embaixo:
- Fazer alterações no sistema sem realmente entender como o processo está funcionando hoje e o por que, pode levar a erros caros. Também pode criar condições que dificultam o trabalho eficaz do pessoal e, frequentemente, cria mais problemas, por isso fazer isso com base no mapeamento AS IS é bem mais indicado.
- Se você não medir um processo, não será capaz de gerenciá-lo com eficácia e, se não puder gerenciar um processo, não poderá melhorá-lo.
- Alguns colaboradores podem desperdiçar muito do seu tempo refazendo coisas que estão erradas, perseguindo resultados sem sucesso, questionando instruções incompletas, realizando o trabalho de outras pessoas e assim por diante. O que impacta na produtividade geral da empresa, com o mapeamento AS IS esse problema seria reduzido.
- A definição clara dos processos nos permite identificar as áreas problemáticas, como gargalos, problemas de capacidade, atrasos ou desperdício. Uma vez identificado, esse conhecimento fornece uma base sólida para desenvolver soluções, introduzir e planejar novos processos aprimorados.
- O mapeamento de processos permite que uma organização:
- Estabeleça o que está acontecendo atualmente, como é previsível e porquê;
- Meça a eficiência com que o processo está funcionando;
- Reúna informações para entender onde existem desperdícios e ineficiências e seu impacto no cliente ou parceiros;
- Desenvolva novos processos aprimorados para reduzir ou eliminar a ineficiência.
Como fazer o mapeamento de processos AS IS
1- Defina os usuários chaves e/ou donos do processo
O primeiro passo é definir qual processo você deseja mapear primeiro e, com isso decidido, falar com quem faz o trabalho, os usuários chaves, também conhecidos como key users, assim como os stakeholders.
São esses colaboradores que conhecem a fundo como o processo é feito atualmente e suasregras de negócios, afinal, eles operam o processo diariamente.
É preciso começar identificando tais profissionais antes de qualquer ação.
2- Levante as informações
Definido as peças chave, é chegado o momento de colocar o mapeamento AS IS, realmente em prática.
Nesta etapa o processo atual deve ser modelado sem que você se atente às melhorias que podem ou devem ser aplicadas. Para isso você deve se reunir com os key users e levantar dados sobre:
- Descrição das regras de negócio e todos os usuários envolvidos, sejam eles fornecedores ou clientes;
- Explicação do percurso do processo (sequenciamento de tarefas) e validações, além de todos os cenários alternativos de negócio;
- Descrição das tarefas, tempo de execução e colaboradores;
- Entendimento e definição dos inputs e outputs (informações de entrada e saída);
Nesta etapa, também é possível aplicar questionários, realizar pesquisas ou enquetes para compreender uma porção maior da organização.
3- Documente
Depois das reuniões e entrevistas você deve documentar tudo o que foi descrito e todas as atividades que ajudam a transformar entradas em saídas.
E não se esqueça: você deve documentar o processo sem considerar o como ele deve ser feito ou de acordo com os Procedimentos Operacionais Padrão (POP).
Alguns dos pontos que precisam ser considerados na documentação, são as principais atividades do processo, decisões e fontes de aprovações de uma etapa antes de passar para a próxima, áreas onde ocorrem vários métodos, possíveis gargalos, trabalhos extras, desperdícios e demais fatores.
Todas as etapas do processo devem ser listadas e combinadas com suas respectivas funções cuidadosamente, como em um fluxograma ou organograma, de forma bem ilustrativa. Assim você conseguirá enxergar de modo geral e claro todo o processo.
4- Revise e avalie
Agora que tem documentado todo o processo, você deve revisá-lo completamente para encontrar:
- Redundâncias;
- Atrasos;
- Etapas desnecessárias;
- Funções ambíguas;
- Tempo de cada ciclo;
- Lapso de atividade;
- Fluxos de atividade repetidos;
- Gargalos e loops de retrabalho.
Depois de revisar atentamente, você deve avaliar o desempenho do processo atual. Veja como ele funciona na prática e se todos os passos descritos por seus entrevistadores, realmente acontecem.
5- Encontre melhorias
O mapeamento de processos AS IS termina no passo 4. Agora deve ser iniciada a modelagem To Be, ou seja, definir soluções e melhorias para os problemas encontrados.
É aqui que definimos uma versão nova de processos e isso pode ser um novo gestor do processo, escopo, objetivo, atividades, regras e papéis. Além de definir esses itens, é preciso salientar atividades que agregam valor e remover as que não agregam. Portanto, neste momento você pode redesenhar o processo focando no futuro.
Para otimizar a documentação das informações, é de grande importância que nesta fase sejam utilizadas ferramentas de automatização de processos. Essas ferramentas permitem organizar o fluxo de trabalho a fim de estruturar as tarefas e gerar maior transparência, além de integrar diferentes sistemas, desenhar a modelagem do processo em si e remover atividades manuais.
6- Valide
Com o novo processo desenhado é hora de validar com as peças chave se ele é realmente funcional antes de implantá-lo de fato. Embora a modelagem To Be seja construída com base em muitos estudos feitos no AS IS, pode ser que a empresa ou os key users e stakeholders não fiquem completamente satisfeitos com a nova visão de processos apresentada.
Por isso, a fase de validação é muito importante. Este momento será crucial para confirmar e legitimar a nova visão de processo. Caso seja necessário, podem ser feitos ajustes para adaptar o que foi pensado ao resultado verdadeiramente desejado pela organização.
7- Implante e monitore os processos reformulados
Tudo esquematizado e validado? Chegou a hora de colocar o novo processo para rodar.
É comum que ocorram algumas dificuldades no início, como a resistência dos colaboradores, mesmo depois de validá-lo. Para isso, é interessante que o projeto de implantação tenha uma atenção especial aos stakeholders e key users, buscando formas de reduzir os impactos causados pela mudança.
Depois de implantar não se esqueça de acompanhar o andamento do novo processo e checar se ele está realmente melhor em relação ao processo anterior.
Autoria: Nashila Santos